Tisztelt Vállalkozók!

Az Oroszlányi Polgármesteri Hivatal Pénzügyi Osztályának munkatársai sok esetben küldenek vissza javításra partnereiknek számlákat, gyakran Önöknek, helyi vállalkozóknak is. Fontos, hogy a kizárólag a jogszabályi előírásoknak teljes mértékben megfelelő számlák befogadása nem csak az Önkormányzat és az általa irányított költségvetési szervek érdeke, hanem a kiállítóké is, mivel a kiállított számlák tartalmi és formai helyességét mind a számlákat kiállító, mind az azokat befogadó félnél jogosult ellenőrizni a Nemzeti Adó- és Vámhivatal, hibás számlák esetén pedig mulasztási bírság kiszabására is sor kerülhet. Hivatalunk feladata a szabályos és átlátható gazdálkodás, ennek része a gazdasági események kizárólag jogszabályi előírásoknak megfelelő bizonylatokkal (számlákkal) történő alátámasztása. Ezúton is kérjük a részünkre számlázó vállalkozókat, hogy a Pénzügyi Osztály munkatársainak számlák helyes kitöltése és javítása érdekében tett megkeresését ne vegyék tolakodásnak és felesleges tehernek!

A jogszabályi előírásoknak megfelelő számlák kiállításának elősegítése érdekében összefoglaljuk a számlák formai és tartalmi követelményeinek főbb előírásait. Fontos kihangsúlyozni, hogy a leggyakrabban előforduló esetekkel foglalkozunk cikkünkben, a részletes szabályozást az általános forgalmi adóról szóló 2007. évi CXXVII. törvény (továbbiakban: ÁFA-törvény) írja elő.

Ha a Pénzügyi Osztály hibás tartalom miatt küld vissza javítás céljából számlát, akkor lényeges, hogy kizárólag a kézi kitöltésű, „számlatömbös” számlák javíthatók kézzel, a számítógépes programmal előállított számlákon „kézi” javítást végezni szigorúan tilos, mivel akkor a kiállított bizonylaton szereplő és a számlázó rendszerben rögzített adatok között eltérés mutatkozna. Ezeket a számlákat csak a hibás tartalmú számla sztornózásával és új, helyes tartalmú számla kiállításával, illetve helyesbítő számla kiállításával lehetséges javítani, azonban a gyakorlat azt mutatja, hogy helyesbítő számla készítése és könyvelése a legtöbb esetben körülményesebb, mint az új számla kiállítása. A „számlatömbös” számlákon a javítás úgy végezhető el, hogy az eredeti bizonylatot az önátírós példányok felé helyezzük a számlatömbben azért, hogy a másolati példányok is tartalmazzák a javításokat. A hibás adatokat egy vízszintes vonallal áthúzzuk, úgy hogy az olvasható maradjon és alá vagy fölé írjuk a helyes adatokat, majd a javítást a „Javítva!” szöveggel, valamint dátummal, bélyegzővel és aláírással látjuk el. Átsatírozással, valamint hibajavító rollerrel, illetve festékkel szigorúan tilos a számlán javítani!

A vevő nevének és címének feltüntetése is sok esetben tartalmaz pontatlanságokat. Önkormányzatunk és az általa irányított költségvetési szervek, valamint a nemzetiségi önkormányzatok azonosító adatai:

A számla kötelező tartalmi elemei:

• a számla kibocsátásának kelte;
• a számla sorszáma;
• szállító neve és székhelyének pontos címe;
• szállító adószáma;
• vevő neve és székhelyének pontos címe;
• vevő adószáma (részletek lejjebb);
• az értékesített termék, szolgáltatás megnevezése;
• az értékesített termék, szolgáltatás mennyiségi egysége;
• az értékesített termék, szolgáltatás mennyisége;
• az értékesített termék, szolgáltatás nettó egységára (egyszerűsített számla esetén bruttó);
• ÁFA kulcs vagy adómentesség jogcíme (részletek lejjebb);
• teljesítési időpont (kivéve egyszerűsített számláknál);
• fizetési határidő (kivéve egyszerűsített számláknál);
• fizetés módja (kivéve a „Készpénzfizetési számla” nyomtatványokat, mert azokon eleve csak készpénzes fizetési mód lehetséges);
• amennyiben releváns: „kisadózó”, „pénzforgalmi elszámolás”, „EVA szerinti adózás”, „különbözet szerinti adózás” kifejezések.

A számlák kiállításánál a vevő pontos nevének és címének feltüntetésére kell törekedni, rövidíteni csak akkor lehet, ha a számlázó programban a vevő neve hosszabb, mint a programba beírható karakterek száma. A szállító (számlát kiállító vállalkozás) adószámát minden esetben fel kell a számlán tüntetni, a vevő adószámát pedig akkor, ha a számla fordított ÁFÁ-t tartalmaz, illetve ha az áthárított adó összege az 1 millió forintot meghaladja. A 2017. január 1-jét követő teljesítésű számlák esetében ez az összeg 100 ezer forintra csökken, tehát több esetben lesz kötelező a vevő adószámának megjelenítése a számlán!

Fokozottan figyeljünk arra, hogy a számla minden oszlopát töltsük ki (megnevezés, ÁFA-kulcs, mennyiségi egység, mennyiség, nettó egységár, nettó végösszeg stb.) és figyeljünk a számszaki összefüggésekre (mennyiség szorozva nettó egységár = nettó összesen)! Mennyiségi egység (például Db., Alk., Fő, km stb.) minden esetben kerüljön a számlára. Egy soron belül üres oszlop nem maradhat, a ki nem töltött sorokat „Z” alakban egyvonalas áthúzással érvénytelenítjük.

Gyakori problémát okoz annak a kérdésnek az eldöntése, hogy a kézi kitöltésű egyszerűsített készpénzfizetési számlák esetében, ahol csak az ÁFÁ-val növelt egységárat kell feltüntetni, melyik rovatban szerepeltetendő a normál és az úgynevezett „felülről számított” ÁFA-kulcs. A hibalehetőséget fokozza, hogy nagyon sokféle számlatömb van forgalomban, és az egyes nyomtatványok eltérő helyen tartalmazzák az ÁFA-százalékokat. Általánosságban elmondható, hogy ahol az „értéke amely ……… % ÁFÁ-t tartalmaz” vagy a „számla végösszege ……… % ÁFÁ-t tartalmaz” szöveg szerepel, ott a „felülről számított ÁFA-kulcsot” kell szerepeltetni, vagyis 21,26-ot vagy 15,25-öt vagy 4,76-ot, mivel ez fejezi ki, hogy az egyes tételsorok bruttó értékének hány százalékát teszi ki az ÁFA. Az „áthárított adó százalékértéke” vagy csak egyszerűen az „ÁFA-kulcs” szöveg esetén pedig a 27; 18 vagy az 5 a helyes.

Egy egyszerű példa a fentiek igazolására: ha 1.000 forint nettó összegű számlát bocsátunk ki, akkor az áfásan 1.000 x 1,27 = 1.270 forint, tehát az ÁFA-tartalom 270 forint. Az egyszerűsített számlákon viszont csak az ÁFÁ-val növelt (bruttó) értékeket szerepeltetjük, így ha arra a kérdésre keressük a választ, hogy a bruttó érték hány forint ÁFÁ-t tartalmaz, akkor ezt az 1.270 x 21,26% = 270 műveletet elvégezve számíthatjuk ki. Az „áthárított adó százalékértéke” vagy „ÁFA-kulcs” megnevezésű rovatban viszont a normál ÁFA-kulcsokat (27%, 18%, 5%) kell szerepeltetni, mivel az nem a bruttó értékben lévő ÁFA-tartalomra vonatkozik, hanem a vevőre ténylegesen áthárított adómértékre.

Az adómértékekhez kapcsolódóan több esetben eredményez hibás kitöltést az adómentes termékértékesítés feltüntetése a számlán. Elöljáróban tisztázni kell, hogy 0%-os ÁFA-kulcs nincs, így 0%-os adómérték feltüntetése a számlán helytelen, mivel így a számlát befogadó félnek nincs tudomása arról, hogy mi alapján mentes az adott ügylet az adó alól.

A mentesség lehet:

• Alanyi adómentes: ez esetben az ÁFA-értékek helyére az „Alanyi adómentes” vagy rövidítve az „AM” vagy „AAM” szöveg szerepel.
• „Tárgyi” adómentes: ha az ÁFA törvény szerint a tevékenység közérdekű vagy egyéb sajátos jellegére tekintettel mentes az adó alól. Ebben az esetben a számlán egyértelműen hivatkozni kell (akár a megjegyzés rovatban) az adómentesség ÁFA-törvénybeli jogcímére. (Például: „Áfa tv. 86.§ l) 1) szerint mentes az adó alól!”). Az ÁFA-értékek helyére az „M” = mentes vagy a „KJM” = közérdekű jellegére tekintettel mentes rövidítést írjuk.
• ÁFA-törvény hatályán kívüli: ilyenkor az ÁFA-értékek helyére a „K” = Kívüli rövidítést írjuk. Ebben az esetben nincs szükség külön megjegyzésre, viszont a termék, szolgáltatás megnevezéséből egyértelműen ki kell derülni, hogy miért nem tartozik az ÁFA-törvény hatálya alá.

Itt kell megjegyezni, hogy adómentes értékesítés esetén matematikailag valóban 0% az ÁFA mértéke, de a fenti mentességi kategóriák szerepeltetése az egyértelműség és az ÁFA törvény előírásai miatt szükséges. Számlázó programoknál előfordul, hogy az egyes tételsoroknál 0%-ot tüntet fel adómértéknek a program, de a számla végén lévő ÁFA-összesítőben ez esetben is a mentesség pontos jogcímét szerepeltetni kell.

Fordított adózás: amennyiben az ÁFA-törvény alapján az adófizetésre a termék beszerzője, szolgáltatás igénybevevője kötelezett. Az ÁFA-kulcs oszlopban rövidíthetjük „FA” = fordított adózással, viszont a számlán szerepeltetni kell a „Fordított adózás” kifejezést, illetve hivatkozást az ÁFA törvény 142.§-ának valamely pontjára.

Bízunk abban, hogy a leírtak elősegítik a jogszabályi előírásoknak megfelelő számlakitöltést.

Számlakitöltéssel kapcsolatos kérdéseikkel forduljanak bizalommal az Oroszlányi Polgármesteri Hivatal Pénzügyi Osztályának munkatársaihoz!

Oroszlányi Polgármesteri Hivatal